OKI MB472, MB492 e MB562 não enviam digitalizações por e-mail: configuração de SMTP, Gmail e Microsoft 365

Se a OKI MB472, MB492 ou MB562 digitalizar um documento, mas não o enviar por e-mail, reinstalar o driver no computador normalmente não ajudará. Ao usar Scan to E-mail, o MFP cria a mensagem por conta própria, conecta-se ao servidor SMTP e envia o arquivo. O computador, o driver TWAIN/WIA e o ActKey não participam dessa operação.

Para resolver o problema, é necessário verificar em sequência a rede, o DNS, a data e a hora, o endereço do remetente, o servidor SMTP, a porta, a criptografia e o método de autenticação. Uma dificuldade adicional dessa série é a idade do cliente de e-mail: o MFP oferece suporte à autenticação SMTP comum com nome de usuário e senha, mas não há OAuth nas configurações disponíveis. Por isso, instruções antigas que utilizam a senha normal do Gmail já não funcionam, e uma configuração semelhante no Microsoft 365 é uma solução temporária.

Para quais modelos estas instruções são adequadas

O procedimento de configuração se aplica aos seguintes MFPs monocromáticos:

• OKI MB472dn e MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP e ES5162LP MFP.

Os nomes de alguns itens podem variar ligeiramente dependendo da versão do firmware e do idioma da interface. Em todos os modelos listados são utilizados os campos SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password e o endereço do remetente From.

Como determinar por onde começar a verificação

Quais programas e arquivos são necessários

Para uma configuração comum de Scan to E-mail, não é necessário instalar nada no computador. A página web integrada do MFP pode ser aberta em um navegador. Adicionalmente, poderá ser necessária apenas a versão mais recente do Firmware Update Tool, caso o firmware instalado esteja desatualizado ou a conexão SMTP protegida não seja estabelecida.

Não instale Scanner Driver, ActKey ou Configuration Tool especificamente para corrigir o SMTP. O Configuration Tool pode alterar os mesmos parâmetros, mas a interface web permite realizar a configuração sem software adicional.

Etapa 1. Verifique a cópia e a conexão de rede

1. Coloque uma página no vidro e faça uma cópia comum pelo painel.
2. Se a cópia for produzida, o mecanismo de digitalização está funcionando corretamente.
3. No MFP, pressione SETTING.
4. Abra Reports > Configuration e imprima a configuração.
5. Localize o endereço IPv4 do MFP, por exemplo, 192.168.1.50.
6. Em um computador conectado à mesma rede, abra o navegador e digite esse endereço:

http://192.168.1.50

7. Se a página do dispositivo não abrir, primeiro restabeleça a conexão Ethernet ou Wi-Fi. Ainda é cedo para verificar o SMTP.
8. Se a página abrir, anote o endereço IP, a máscara, o gateway padrão e o servidor DNS da configuração.

A impressão local não confirma que o MFP tenha acesso à Internet. A impressora pode receber tarefas dentro da rede mesmo quando o gateway padrão ou o DNS não está configurado.

Etapa 2. Corrija o gateway, DNS, data e hora

Se o servidor SMTP for especificado por um nome, por exemplo smtp.gmail.com, o dispositivo deverá converter esse nome em um endereço IP. Para isso, é necessário um DNS funcional. Para acessar recursos fora da rede local, é necessário um Default Gateway.

1. No painel, pressione SETTING.
2. Abra Easy Setup > Network Setting.
3. Verifique Default Gateway. Normalmente, esse é o endereço local do roteador.
4. Verifique DNS Server (Primary). Com DHCP, o endereço normalmente é fornecido pelo roteador.
5. Não insira um DNS aleatório se a organização usar servidores de nomes internos ou filtragem de tráfego.
6. Abra as configurações de data e hora.
7. Defina a data, a hora e o fuso horário corretos ou configure um servidor SNTP disponível.
8. Salve os parâmetros e aguarde a reinicialização da parte de rede do dispositivo.

Uma hora incorreta pode provocar falha na validação do certificado. Não se deve usar o endereço IP do Gmail ou Microsoft 365 em vez do nome do servidor: os endereços na nuvem mudam, e o certificado é emitido para o nome de domínio.

Verificação do DNS e da porta pelo computador

Os comandos abaixo mostram se o serviço está acessível pela sua rede. Eles não verificam a senha, o endereço From nem a versão TLS utilizada pelo MFP.

1. Pressione Win + R.
2. Digite powershell e pressione Enter.
3. Para verificar o DNS, execute:

nslookup smtp.gmail.com

4. Para verificar a porta 587, execute:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Se nslookup não retornar um endereço, corrija o DNS.
• Se aparecer TcpTestSucceeded : False, a porta está sendo bloqueada pela rede, pelo roteador, pelo provedor ou pelo firewall.
• Se as duas verificações forem bem-sucedidas, passe para os parâmetros do MFP.

Etapa 3. Prepare os parâmetros de e-mail

Antes de entrar na interface web, anote as informações fornecidas pelo provedor de e-mail ou pelo administrador:

• nome exato do servidor SMTP;
• porta;
• modo de criptografia: SMTPS, STARTTLS ou None;
• método de autenticação: SMTP ou None;
• nome de usuário completo;
• senha da conta ou senha de app;
• endereço From do remetente permitido;
• endereço do destinatário para teste.

Se o e-mail pertencer a uma organização, não determine o servidor apenas pela parte do endereço depois do símbolo @. A organização pode usar seu próprio relay, mesmo que as caixas de correio estejam hospedadas no Google Workspace ou Microsoft 365.

Etapa 4. Abra Mail Server Setup

1. Digite o endereço IP do MFP no navegador.
2. Clique em Administrator Login (Login do administrador).
3. No campo User Name (Nome de usuário), digite root.
4. Digite a senha atual do administrador do MFP.
5. Clique em Log In (Entrar).
6. Se a página inicial do assistente abrir, clique em SKIP (Ignorar).
7. Na parte superior da página, abra Admin Setup (Configuração do administrador).
8. À esquerda, selecione Network > Mail Server (Rede > Servidor de e-mail).

Etapa 5. Preencha os parâmetros SMTP

O conjunto de valores depende do serviço de e-mail, mas a finalidade dos campos é a mesma:

1. Insira os parâmetros de uma única configuração escolhida.
2. Clique em Submit (Enviar).
3. Aguarde até que as configurações sejam salvas.
4. Abra E-mail > Receive Settings (E-mail > Configurações de recebimento).
5. Se o recebimento e a impressão de anexos por e-mail não forem usados, selecione Disable (Desativar).
6. Salve a alteração.

Deixe os campos POP3 Server, POP User ID e POP Password vazios, a menos que o administrador tenha indicado especificamente o uso de POP before SMTP. Para Gmail e Microsoft 365, esse método antigo de login não é necessário.

Etapa 6. Defina o endereço From do remetente

Mesmo com a senha correta, o servidor pode rejeitar a mensagem se o endereço do remetente estiver ausente ou não pertencer à conta autenticada.

1. No painel, pressione SETTING.
2. Selecione Admin Setup e pressione OK.
3. Digite a senha do administrador.
4. Abra Scanner Setup > E-mail Setup > From / Reply To.
5. Abra From.
6. Digite o endereço que o servidor de e-mail permite usar.
7. Para um login comum no Gmail ou Microsoft 365, informe o mesmo endereço inserido em SMTP User ID.
8. Salve a configuração e volte à tela principal.

Se From precisar ser diferente da conta usada para login, o administrador deverá permitir o envio a partir desse endereço. No Microsoft 365, normalmente é necessária a permissão Send As. Alterar apenas o From no MFP não cria essa permissão.

Como combinar corretamente a porta e a criptografia

Se a porta 465 com SMTPS não funcionar e o provedor permitir a porta 587, altere simultaneamente a porta para 587 e a criptografia para STARTTLS. Não desative a criptografia ao enviar uma senha pela Internet.

Configuração de uma conta Gmail comum

O login com a senha comum da conta Google já não é considerado adequado para um cliente de e-mail antigo. Para a conexão direta do MFP, é utilizada uma senha de app separada.

Como criar uma senha de app do Google

1. Entre na conta Google que será utilizada pelo MFP.
2. Abra a seção Segurança.
3. Ative a Verificação em duas etapas, caso ainda não esteja ativada.
4. Abra Senhas de app.
5. Crie uma senha separada com um nome fácil de identificar, por exemplo OKI Scanner.
6. Copie a senha de 16 caracteres exibida.
7. Digite-a em SMTP Password no MFP em vez da senha normal da conta Google.
8. Salve as configurações e execute imediatamente um teste.

Se o item Senhas de app não estiver disponível, ele pode ter sido desativado pelo administrador, não estar disponível com o Advanced Protection ou devido a uma determinada configuração da verificação em duas etapas. Nesse caso, não desative a proteção da conta. Para Google Workspace, use SMTP relay; para e-mail pessoal, escolha outro serviço SMTP compatível ou um relay intermediário.

Google Workspace: recomenda-se SMTP relay

Para uma organização, uma opção mais adequada é o SMTP relay do Google Workspace. Ele pode reconhecer as mensagens pelo endereço IP externo permitido e não exige que a senha do usuário seja armazenada no MFP.

A configuração é realizada pelo administrador do Google Workspace:

1. Determine o endereço IP externo pelo qual a rede do escritório acessa a Internet.
2. No Google Admin console, abra as configurações do Gmail e adicione uma regra SMTP relay service.
3. Restrinja os remetentes permitidos ao domínio da organização.
4. Adicione o endereço IP externo do escritório à lista de origens permitidas.
5. Não crie um relay que aceite mensagens de qualquer endereço da Internet.
6. No MFP, informe smtp-relay.gmail.com.
7. Use a porta e a criptografia permitidas pelo administrador: 25, 465/SMTPS ou 587/STARTTLS.
8. Se o relay identificar a origem pelo IP, defina Authentication Method — None e limpe SMTP User ID e SMTP Password.
9. No campo From, informe um endereço pertencente ao domínio permitido.

O Google também oferece o restricted SMTP server aspmx.l.google.com na porta 25 sem autenticação, mas ele entrega mensagens somente a usuários do Gmail ou Google Workspace. Se a digitalização chegar dentro da organização, mas não chegar a endereços externos de outros sistemas de e-mail, isso pode ser uma limitação do método escolhido.

Microsoft 365: configuração temporária por SMTP AUTH

Para Client SMTP submission, são utilizados os seguintes valores:

O Microsoft 365 exige TLS 1.2 ou TLS 1.3. A porta 465 não é adequada para Client SMTP submission. O fato de o MFP oferecer STARTTLS ainda não comprova o suporte a uma versão moderna do TLS e a conjuntos de criptografia compatíveis.

O que o administrador do Microsoft 365 deve verificar

1. Abrir o Microsoft 365 admin center.
2. Acessar Users > Active users (Usuários > Usuários ativos).
3. Abrir a caixa de correio utilizada pelo MFP.
4. Abrir Mail > Manage email apps (Email > Gerenciar aplicativos de email).
5. Verificar Authenticated SMTP.
6. Verificar a política da organização, que pode proibir Basic Authentication independentemente da configuração da caixa de correio.
7. Se Security Defaults estiver ativado ou houver uma política que proíba autenticação antiga, não desative a proteção geral por causa do MFP. Escolha SMTP relay ou outro método.

Microsoft 365 SMTP relay por conector

Esta opção exige um administrador do Microsoft 365 e um endereço IP externo estático da organização. Ela não utiliza a senha da caixa de correio.

1. O administrador localiza o endereço MX do domínio aceito, por exemplo example-com.mail.protection.outlook.com.
2. No Exchange admin center, abre Mail flow > Connectors (Fluxo de emails > Conectores).
3. Cria um conector de entrada do servidor de e-mail da organização para o Microsoft 365.
4. Configura o reconhecimento pelo endereço IP externo estático dedicado.
5. Verifica se o provedor de Internet e o firewall permitem conexões de saída pela porta 25.
6. Adiciona esse endereço IP ao registro SPF do domínio.
7. No MFP, informa o endereço MX da organização.
8. Define a porta 25.
9. Seleciona STARTTLS se uma conexão TLS moderna for compatível com ambos os lados e exigida pelo conector.
10. Define Authentication Method — None.
11. Limpa SMTP User ID e SMTP Password.
12. No campo From, informa um endereço do domínio aceito da organização.

Uma comparação detalhada entre Client SMTP submission, SMTP relay e Direct Send está disponível nas instruções da Microsoft para dispositivos multifuncionais. O conector não deve transformar a rede da organização em um relay de e-mail aberto.

Microsoft 365 Direct Send — somente para destinatários internos

O Direct Send conecta-se ao endereço MX da organização pela porta 25 sem nome de usuário e senha. Esse método pode entregar digitalizações somente a destinatários internos do Microsoft 365 dessa organização.

• SMTP Server: endereço MX do domínio;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS, se utilizado, ou o valor definido em conjunto com o administrador;
• Authentication Method: None;
• From: endereço do domínio aceito da organização.

Se as digitalizações chegarem corretamente aos funcionários, mas não forem entregues ao Gmail, Outlook.com ou a endereços de outra organização, essa é uma limitação esperada do Direct Send, e não uma falha do MFP.

Etapa 7. Execute um teste mínimo

A primeira mensagem deve conter um arquivo pequeno. Dessa forma, uma limitação de tamanho não ocultará um erro SMTP.

1. Coloque uma página no ADF ou no vidro.
2. Pressione SCAN.
3. Certifique-se de que E-mail esteja selecionado e pressione OK.
4. Abra Add Destination (Adicionar destino).
5. Selecione To (Para).
6. Selecione a entrada direta do endereço.
7. Digite um endereço de destinatário e confirme-o.
8. Para o primeiro teste, defina o formato PDF, resolução de 200 ou 300 dpi e modo monocromático.
9. Pressione o botão de início monocromático.
10. Aguarde a conclusão e anote o texto exato ou o código do erro.

Depois de cada alteração, repita o teste com a mesma página e o mesmo destinatário. Não altere simultaneamente o servidor, a porta, a senha e From: caso contrário, será impossível determinar qual alteração resolveu o problema.

Se o MFP não localizar o servidor SMTP

1. Verifique a grafia de SMTP Server.
2. Remova https://, espaços, barra e número da porta desse campo.
3. Verifique DNS Server (Primary) e Default Gateway.
4. Reinicie a parte de rede do MFP depois de alterar o DNS.
5. Verifique o nome do servidor com o comando nslookup no computador.
6. Não substitua o nome por um endereço IP aleatório de um servidor SMTP na nuvem.

Um valor correto se parece com smtp.gmail.com ou smtp.office365.com. A porta é informada em um campo separado.

Se o servidor estiver acessível, mas a conexão protegida não for estabelecida

1. Combine corretamente a porta e SMTP Encryption.
2. Verifique a data, a hora e o fuso horário.
3. Verifique a porta com o comando Test-NetConnection pelo computador.
4. Certifique-se de que a organização não esteja realizando interceptação TLS com um certificado no qual o MFP não confia.
5. Verifique e atualize o firmware do dispositivo.
6. Se o servidor moderno exigir TLS 1.2 ou uma versão mais recente e o MFP não conseguir negociar a conexão, não desative a criptografia pela Internet. Use um SMTP relay local compatível.

Se aparecer um erro de login ou autenticação

1. Em SMTP User ID, insira o endereço de e-mail completo.
2. Apague a senha salva e digite-a novamente.
3. Verifique maiúsculas e minúsculas e espaços.
4. Para Gmail, insira a senha de app, e não a senha normal da conta.
5. Para Microsoft 365, verifique Authenticated SMTP e as políticas da organização.
6. Defina Authentication Method — SMTP, se forem usados nome e senha.
7. Certifique-se de que From corresponda ao endereço usado para login ou que tenha sido concedida a permissão Send As.
8. Verifique se a senha não foi alterada depois da configuração inicial.

Se o servidor aceitar somente OAuth, digitar a senha novamente não resolverá o problema. É necessário usar SMTP relay ou outro serviço compatível com os recursos do MFP.

Se não houver erro no painel, mas a mensagem não for recebida

1. Verifique as pastas “Spam” e “Lixo eletrônico”.
2. Para Microsoft 365, peça ao administrador para verificar Message Trace e a quarentena.
3. Para Google Workspace, verifique Email Log Search.
4. Compare From com o endereço permitido pelo servidor ou relay.
5. Primeiro, envie a digitalização para um endereço do mesmo domínio e depois para um endereço externo.
6. Se o endereço interno receber a mensagem, mas o externo não, verifique as limitações do Direct Send ou restricted SMTP server.
7. Ao usar relay, verifique SPF e as regras de remetentes permitidos.

Uma mensagem de transmissão concluída com sucesso no painel significa que o servidor SMTP aceitou a mensagem. Depois disso, o sistema de e-mail ainda pode colocá-la em quarentena, rejeitá-la por uma regra do domínio ou impedir a entrega a um destinatário externo.

Se uma mensagem pequena for enviada, mas uma digitalização grande não

1. Defina a resolução como 200 ou 300 dpi em vez de 600 dpi.
2. Para documentos de texto, selecione o modo monocromático ou tons de cinza.
3. Use PDF e uma compactação adequada.
4. Divida um documento grande em várias mensagens.
5. Verifique o limite de tamanho das mensagens nos servidores de envio e de recebimento.
6. Se documentos grandes forem digitalizados regularmente, use Scan to Shared Folder, Scan to USB ou a digitalização pelo computador.

A codificação de e-mail aumenta adicionalmente o tamanho do anexo. Por isso, um PDF cujo tamanho esteja próximo do limite permitido pelo servidor pode ser rejeitado depois de ser anexado à mensagem.

Atualização do firmware em caso de erros TLS

Antes de configurar um relay intermediário, verifique o firmware atual para OKI MB472dnw, OKI MB492dn ou OKI MB562dnw.

1. Anote a versão atual do firmware e os parâmetros de rede.
2. Selecione o modelo exato na página de suporte.
3. Use a versão mais recente do Firmware Update Tool.
4. Conecte o MFP e o computador a uma rede estável.
5. Não desligue o dispositivo nem o equipamento de rede durante a atualização.
6. Depois da reinicialização, verifique novamente SMTP Server, a porta, a criptografia, From e o envio mínimo.

Quando é necessário um SMTP relay intermediário

Um relay se torna necessário quando os parâmetros corretos não resolvem o problema por um dos seguintes motivos:

• o servidor de e-mail aceita somente OAuth;
• o MFP não oferece suporte à versão TLS ou aos conjuntos de criptografia exigidos;
• a organização proíbe Basic Authentication;
• senhas de app são proibidas pela política de segurança;
• não é permitido armazenar a senha da caixa de correio do usuário no MFP;
• é necessário administrar centralmente vários dispositivos antigos.

O relay local deve aceitar mensagens somente do endereço IP fixo do MFP, permitir apenas os endereços From especificados e encaminhar as mensagens para um serviço moderno por uma conexão protegida. Não publique esse relay na Internet e não permita o envio anônimo de toda a rede local.

Se não for possível configurar um relay seguro, use Scan to Shared Folder, Scan to USB ou ActKey/TWAIN. Esses métodos permitem continuar trabalhando sem reduzir a segurança da conta de e-mail.

Última atualização em agosto 16, 2026 por driverbr